Con la possibilità di emettere fatture elettroniche, agli indubbi vantaggi in termini di riduzione di costi e massimizzazione dell'efficienza dei processi si contrappongono incertezze per la conservazione sostitutiva di tali documenti.

Con l'avvento delle fatture elettroniche si pone il problema della loro conservazione sostitutiva, essendo comunque documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.

Come avviene la conservazione sostitutiva?
Nel processo di conservazione sostitutiva delle fatture emesse, che deve avvenire "con cadenza almeno quindicinnale" sussistono due significative differenze tra le fatture che nascono già in forma elettronica e quelle analogiche, cioè che lo diventano per effetto di una scansione:

•	nelle fatture elettroniche, firma digitale e riferimento temporale sono apposte sulla singola fattura; inoltre, la firma digitale deve essere quella del legale rappresentante della società o di un suo delegato;
•	le fatture analogiche possono essere conservate con l'apposizione della firma digitale e del riferimento temporale sull'insieme delle fatture oppure su una evidenza informatica contenente gli hash di più fatture, mentre la firma digitale può essere quella del responsabile della conservazione.

La conservazione sostitutiva nel ciclo passivo di fatturazione
Anche per il ciclo passivo di fatturazione, come per quello attivo, nel caso in cui si continui a ricevere e conservare fatture su supporto cartaceo, eventualmente anche ricevute telematicamente (come allegato e mail con obbligo di stampa sia per l'emittente che per il destinatario), si ha comunque sempre la possibilità di conservare in formato digitale le fatture cartacee così conservate. Detta modalità procedurale di conservazione, previa scansione e indicizzazione, potrà essere adottata anche in un momento successivo, ossia fino a quando non è scaduto il periodo obbligatorio di conservazione.

Non è così, invece, nell'ipotesi in cui si è acconsentito, anche per un solo fornitore, alla ricezione di fatture elettroniche. Infatti, per l'obbligatorietà di omogeneità di conservazione per tipologie di documenti richiamato dalla circolare dell'Agenzia delle Entrate n. 45/E del 2005, è obbligatoria la conservazione in formato digitale dell'intero ciclo passivo, che comprende anche le fatture fornitori pervenute in cartaceo o con modalità "tradizionali" (ad es., allegato ad una e mail in formato pdf.).

Relativamente alla decorrenza della cadenza quindicinale nell'eventualità in cui si ricevano fatture elettroniche, la circolare n. 45/E del 2005 ha precisato che essa decorre dal "ricevimento" delle stesse, data estremamente semplice da individuare nell'ambito dei sistemi informatici di fatturazione elettronica sia elaborabile che non elaborabile.

Ricezione contestuale di fatture elettroniche e analogiche
Qualora si abbia la ricezione contestuale di fatture elettroniche e di fatture analogiche, non è possibile differire in periodi di imposta successivi la conservazione digitale del cartaceo: dovendo quindi provvedere immediatamente alla loro conservazione sostitutiva, è importante individuare la data da cui far decorrere la cadenza quindicinale di conservazione delle stesse.

Nel caso di fatture ricevute direttamente su supporto cartaceo oppure con allegato e mail, il termine ultimo coincide con i quindici giorni successivi alla scadenza dei 60 giorni previsti dall'art. 22 del D.P.R. n. 600/1973.

maggio 2006

a cura di Ipsoa. Tratto da: "Conservazione sostitutiva di fatture elettroniche ed analogiche" di G. Confente e U. Zanini

Fonte: L'IVA - Attualita, pratica e approfondimento - Ipsoa Editore